Organisationsentwicklung
Arbeit funktioniert dann am besten, wenn alle wissen, wer wann was macht und wie man Informationen austauscht.
Um Zusammenarbeit vernünftig zu organisieren, muss man außerhalb der täglichen Routinen denken und gemeinsam Prozesse durchgehen, Aufgaben definieren und Zuständigkeiten festlegen.
Gemeinsam erarbeiten wir Konzepte und sorgen dafür, dass Zuständigkeiten festgelegt und verantwortungsvoll getragen werden.
Prozesse beschreiben
Soll Zusammenarbeit reibungslos funktionieren, müssen alle Mitarbeiter/innen wissen, welche Bedeutung die eigene Arbeit für den gesamten Prozess hat.
Das geht am besten, indem man die beteiligten Mitarbeiter/innen zusammenbringt und die Arbeitsschritte miteinander durchgeht.
So werden Aufgaben und Zuständigkeiten deutlich; es wird klar welche Dokumente und andere Tools notwendig sind und welche Informationen wann kommuniziert werden müssen.
Aufgaben definieren
In der Prozessbeschreibung wird deutlich, wer welche Aufgaben übernehmen muss. Diese Aufgaben werden klar formuliert.
Das geschieht klassischerweise in Form der Arbeitsplatzbeschreibung.
Zuständigkeiten festlegen
Es gibt ein universelles Prinzip, das die meisten Schwierigkeiten in der Zusammenarbeit eleminiert. Es lautet: „Für jede Aufgabe gibt es immer eine Person (und zwar nur eine Person), die dafür zuständig ist, dass diese Aufgabe erledigt wird.“
Da dieses Prinzip grundlegend für eine reibungslose Zusammenarbeit ist, lege ich besonderen Wert darauf es einzuführen und im Alltag zu vermitteln.
Dabei kommt den Führungskräften eine spezielle Bedeutung zu: sie sind diejenigen, die garantieren können, dass das Prinzip gelebt wird.
Meetings
Die Routinen des Arbeitsalltags lassen es oftmals nicht zu, grundlegende Dinge zu besprechen. Daher sind Meetings unerlässlich. Allerdings sollte man abwägen, welche wirklich sinnvoll sind.
Ich stehe zur Stelle, wenn es darum geht eine passende Meeting-Struktur zu schaffen, welche permanent daraufhin hinterfragt wird, ob die einzelnen Meetings (noch) sinnvoll sind in Bezug auf die Zusammensetzung, die Inhalte und die zeitlichen Vorgaben.
Qualitätsmanagement
Es ist gut, wenn alle wissen was sie wann zu tun haben. Absprachen und Meetings helfen dabei. Trotzdem kommt es immer mal wieder zu Unklarheiten – beispielsweise wenn neue Aufgaben und neue Herausforderungen auftauchen.
Hier spielt das Qualitätsmanagement eine wichtige Rolle. Das Qualitätsmanagement koordiniert sämtliche Prozesse und Aufgaben im Unternehmen und sorgt so für Klarheit.
Balance
Die Strukturen mit all den notwendigen Arbeitsanweisungen, Prozess- und Aufgabenbeschreibungen sollen dafür sorgen, dass Klarheit herrscht, Doppelarbeit vermieden wird und alles möglichst reibungslos funktioniert.
Aber eins muss klar sein:
Regeln sind für den Menschen da und nicht der Mensch für die Regeln!
So gilt es also im Alltag immer wieder eine Balance zwischen klaren Strukturen und Flexibilität zu finden.